Jobcenter Kreis Unna wird digital: Christian Scholz zur Einführung der elektronischen Akte

Am kommenden Montag ist es soweit: Das Jobcenter Kreis Unna erhält keine Poststücke mehr – zumindest nicht in Papierform. Nach vielen Monaten der Vorbereitungszeit führt die Behörde nun die elektronische Aktenhaltung ein. Was das für das Jobcenter bedeutet und was sich für Kunden mit Arbeitslosengeld II-Bezug ändert, weiß Christian Scholz, stellvertretender Geschäftsführer und Personalchef der Behörde.

Nachgefragt: Täglich kommen in allen Geschäftsstellen hunderte von Poststücken an. Wie passt das mit der geplanten digitalen Aktenhaltung zusammen?

Christian Scholz: Genau darum geht es. Wir wollen nicht mehr hunderte Poststücke kreisweit umherschicken, sichten, zuordnen, kopieren und ablegen. Das kostet uns viel Zeit. Wir lassen unsere gesamte Post digitalisieren – zugeordnet, gesichtet und kopiert wird dann nur noch per Knopfdruck am PC.

Nachgefragt: Poststücke digitalisieren heißt also, sie werden eingescannt? Schafft das nicht eher Mehrarbeit als Entlastung?

Christian Scholz: Definitiv nicht. Zum einen geben wir die Arbeit des Einscannens an Dritte ab. Hierfür gibt es eigens eingerichtete Scann-Zentren, die das professionell und datenschutzkonform übernehmen können. Zum anderen handelt es sich dabei um lernfähige Prozesse – d.h. die Scanner sind im Laufe der Zeit immer stärker in der Lage, aufgrund von Schlagwörtern in den Dokumenten eine Zuordnung vorzunehmen. Damit wird uns sogar ein großer Teil der Sortierarbeiten abgenommen. Letztendlich geht es darum, dass unsere Mitarbeiter sich mehr auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Nachgefragt: Wenn Sie sagen, dass es erst im Laufe der Zeit so ist, dass Scanner systematisch zuordnen, gehen Sie dann davon aus, dass anfänglich mit Schwierigkeiten zu rechnen ist?

Christian Scholz: Von nennenswerten Schwierigkeiten gehe ich nicht aus. Wir sind nicht das erste Jobcenter in NRW, welches die eAkte (Anmerkung: elektronische Aktenhaltung) einführt. Dortmund, der Märkische Kreis und die Stadt Bochum haben es uns beispielsweise schon vorgemacht. Wir können also von deren Erfahrungen im Rahmen der Einführungs-prozesse schon profitieren. Die Systeme sind inzwischen schon so weit, Antragsunterlagen durch angebrachte QR-Codes zu lesen und zu sortieren. Der Scanner erkennt aber auch bereits Wörter wie z.B. „Arbeitsvertrag“ und ordnet dann die Dokumente entsprechend zu.

Nachgefragt: Was bedeutet die Einführung der eAkte für Ihre Mitarbeiter?

Christian Scholz: Es ergeben sich natürlich neue Arbeitsprozesse: Ein digitales Postsystem, eine digitale Aktenhaltung, eine neue Software, teilweise wird ab sofort ein zweiter PC-Bildschirm benötigt u.s.w… Aufwendig war es insbesondere, alle Mitarbeiter zu schulen, damit Software und Arbeitsprozesse klar sind. Damit das erfolgen kann, wurden schon vor Monaten einige Mitarbeiter zu eAkte-Trainern ausgebildet.

Nachgefragt: Was ändert sich für die Kunden des Jobcenters?

Christian Scholz: Wir machen momentan verstärkt darauf aufmerksam, dass Kunden uns keine Original-Dokumente einreichen sollen, weil alles, was in Papierform im Scann-Zentrum landet, nach acht Wochen vernichtet wird. Das ist ein Teil der datenschutzrechtlichen Bedingungen. Kunden können deshalb in allen Geschäftsstellen kostenlos Kopien anfertigen.

Nachgefragt: Wie war das bisher?

Christian Scholz: Wir haben auch vorher keine Originale zur Akte genommen, aber sicherlich kann man ein Original auch mal übersehen oder nicht als solches erkennen. In einem solchen Fall war das Papierstück bisher auch Jahre später noch in der Akte wieder aufzufinden. Das entfällt zukünftig!

Nachgefragt: Alle Vorbereitungen sind getroffen, andere Jobcenter haben es bereits vorgemacht. Was erwarten Sie konkret im Jobcenter Kreis Unna in den ersten Tagen von der Arbeit mit der eAkte?

Christian Scholz: Wir sind gut vorbereitet, die Technik läuft. Natürlich werden sich in den ersten Tagen noch Fragen ergeben und wir werden sicherlich an der einen oder anderen Stelle noch nach-steuern müssen. Für die Zukunft versprechen wir uns, wie schon erwähnt, dass alle sich mehr auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können und das zu einer Qualitätsverbesserung insgesamt führt. Und mal ganz ehrlich, das Horten von Papieren in Bergen von Akten entspricht doch nicht mehr unserem modernen, digitalen Zeitalter.